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Con ella hablaremos de la gestión documental, la cual consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Es un conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. En el caso de las empresas, este proceso debe realizarse durante toda la vida de la empresa, de manera que los registros almacenados puedan reflejar su historia.
Bienvenida, Ada. Antes de nada, cuéntanos un poquito sobre ti: ¿Cómo empezó tu interés por la gestión documental y cómo decidiste emprender una carrera en este ámbito?
Definamos un poco el concepto para nuestros lectores: ¿en qué consiste la gestión documental?
- Facilitar a las personas su trabajo con relación a los documentos haciendo que tengan unas pautas claras “qué” guardar, así como también el “cuándo”, “cómo” y “dónde”. Además, todo esto teniendo en cuenta que cuando lo recuperemos lo hagamos en el menor tiempo posible
- Facilitar que la información sea compartida y accesible evitando duplicidades necesarias.
- Por último, conservar la memoria de la organización, es decir saber aprovechar todo el Know How de la empresa, minimizando el impacto que causan perdidas de personal por el motivo que sea.
Cuéntanos sobre la evolución a lo largo del tiempo de la gestión documental. ¿Qué avances has notado?
¿Cuáles son las áreas de gestión documental que crees que impulsarán el futuro?
También en implementación y estrategia, pues aun existe mucha resistencia a la cultura tecnológica y los que acompañamos y formamos tenemos mucho por hacer, en primer lugar, ganarnos la confianza (en mi opinión es clave) y en segundo lugar propondría hacer como si se tratara de una campaña de sensibilización donde cada profesional sepa comunicar muy bien los beneficios.
¿Qué herramientas se pueden utilizar para agilizarla?
¿Cuáles son los retos de las PYMEs a la hora de gestionar los documentos de RR.HH.?
El reto de ser rápidos y a la vez ahorrar tiempo. La falta de tiempo del profesional para hacer los trámites de altas, bajas, IT´s (que son las incapacidades temporales o bajas médicas), bajas por maternidad o paternidad, etc. Presentaciones mensuales de los seguros sociales, modelos 111 y el anual 190, etc. …. Y por no hablar de los ERTES. Para este tipo de situaciones tener la tecnología necesaria que automatice las micro tareas administrativas es fundamental, con ellas llega la rapidez y el ahorro de tiempo del que hablaba antes.
El reto de la capacidad de adaptación con el teletrabajo. En la pandemia, además, han comprobado que el sistema tecnológico es básico para trabajar a distancia por seguridad y salud. Además, puede dar muchos beneficios a la propia empresa si sabe utilizarlo.
¿Podrías darnos algún consejo para una buena práctica?
Cuando se recogen no se deben dejar en un cajón, sino que lo bueno es hacer un manual propio que ayude a la organización a que cuando haya incorporaciones se entregue dicho manual, Atención, algo a tener en cuenta es que este manual se pueda ir mejorando con las aportaciones del nuevo personal, eso le aportará nuevas habilidades y técnicas que recogidas en la última actualización de dicho manual permitirá saber útiles formas del “como se hace.” Eso es fundamental para acompañar de manera eficaz a la tecnología.
Agradecemos a Ada Colomer por haber tomado el tiempo de compartir sus conocimientos con nosotros. ¿Quieres saber más sobre gestión documental? ¡Solicita una demo gratis para descubrirlo!
