Gestiona las vacaciones de verano de los trabajadores de hostelería con estos 4 consejos

Cuando se trata de las vacaciones de verano en hostelería, la planificación adecuada desempeña un papel fundamental. Durante la temporada de verano, la demanda en el sector hotelero crece, y por eso, es imprescindible gestionar correctamente las vacaciones del personal. 

Esta gestión tiene como objetivo evitar problemas como por ejemplo, la falta de personal en momentos críticos, reducir una mayor carga de trabajo para el personal restante, y disminuir el riesgo de cometer errores que impacten negativamente en la calidad del servicio ofrecido a los huéspedes. 

En este artículo vamos a enseñarte 4 consejos que debes seguir para llevar a cabo una buena gestión de las vacaciones de verano de tus trabajadores y además, te daremos algunas herramientas para garantizar su bienestar emocional durante los periodos de mayor demanda. 

¡Toma nota, aplica los consejos y cuéntanos después lo bien que te han funcionado!

1. Conoce el convenio de días de vacaciones que pertenecen al sector hotelero

De acuerdo con las normas del convenio laboral, la cantidad de días de vacaciones para tus trabajadores se determina en función de las horas trabajadas. Sin embargo, es esencial tener en cuenta que el convenio establece un mínimo de 30 días naturales para las vacaciones anuales. Eso sí, recuerda que la cantidad de días puede variar según el tipo de jornada laboral que tengan tus equipos.

Pero aquí viene lo importante: no confundas los días festivos con los días de descanso o las festividades nacionales o regionales. Son cosas distintas y es vital tenerlo claro.

Para evitar cualquier tipo de malentendido en el futuro, te recomendamos establecer y comunicar de manera transparente los días anuales disponibles para cada empleado desde el principio, incluyéndolos en sus contratos o en el calendario laboral para que puedan visualizarlo de forma clara y saberlo desde el principio.

De esta manera, todos tendrán claro cuándo podrán disfrutar de sus merecidas vacaciones y evitarás posibles conflictos. 

2. Fomenta una buena comunicación con tus trabajadores

Fomentar un ambiente de comunicación transparente, es esencial para llevar a cabo una gestión exitosa de las vacaciones en el sector de la hostelería. Y no solo para eso, ya que garantizar un buen ambiente laboral, te aportará muchos beneficios a largo plazo.

¿Cómo puedes conseguirlo? Sigue estos consejos:

–Mantén abiertas las líneas de comunicación:

Una política de puertas abiertas y un ambiente de confianza facilitarán la comunicación y fortalecerán las relaciones laborales. Por ejemplo, puedes reunirte con tu equipo semanalmente para brindarles un espacio en el que poder hablar sobre sus inquietudes, sugerencias o bien, para hacer un seguimiento y dar feedback. Lo importante es que te mantengas accesible para que tus trabajadores sepan que pueden contar con tu ayuda y recibir una escucha activa por tu parte.

La periodicidad de estos encuentros dependerá de las necesidades de cada equipo y colaborador.

 

-Fomenta la colaboración entre equipos:

Ya sea para organizar intercambios de turnos o cubrir las ausencias de manera efectiva. Esto les dará la oportunidad de disfrutar de su tiempo libre sin preocupaciones y mantendrá el buen funcionamiento del hotel.

Facilita la comunicación entre los trabajadores mediante canales como un grupo de chat o un tablón de anuncios digital. Así, podrán intercambiar información sobre las vacaciones, preguntas o posibles cambios de plan. Incluso puedes organizar reuniones grupales en las que discutir sobre estos temas de forma colectiva.

Recuerda que la comunicación no solo debe ser de superior a subordinado, sino que también, debe funcionar entre los propios trabajadores.

3. Planifica y negocia con antelación

Realiza una planificación anticipada para prever los períodos de mayor demanda en tu negocio, como es el caso de los períodos de vacaciones o temporada alta. Una vez lo hagas, recuerda al personal que presente sus solicitudes de vacaciones con suficiente tiempo. Esto te permitirá tener una visión clara de las necesidades para garantizar la cobertura de personal y el buen funcionamiento del hotel.

Aquí tienes algunos ejemplos de cómo planificar correctamente:

-Establece un calendario de vacaciones: 

Crea un calendario donde el equipo pueda registrar sus preferencias y solicitudes de vacaciones con cierta antelación. Establece plazos claros para que puedan presentar sus solicitudes y comunica claramente cuándo se tomarán las decisiones. El calendario también es muy útil para que los trabajadores se organicen entre ellos, ya que pueden ver qué días de vacaciones han seleccionado sus compañeros y adaptarse o anticiparse para solicitar los suyos con antelación.

-Establece criterios claros para la planificación:

Define y comunica criterios transparentes para la asignación de las vacaciones, como la antigüedad, el orden de solicitud, la fecha límite para presentar las solicitudes o la rotación justa. De esta manera, todos los empleados entenderán el proceso y podrás planificarse con suficiente tiempo.

Si por ejemplo, tienes varias personas solicitando las mismas fechas, considera implementar un sistema rotativo o por turnos para garantizar que todos tengan la oportunidad de disfrutar de períodos de descanso deseables. Esto puede incluir establecer un orden de prioridad basado en la antigüedad o permitir que los trabajadores se turnen para elegir primero en diferentes períodos del año.

De esta manera, garantizas la satisfacción de tus trabajadores al darles la opción de irse de vacaciones en las fechas que prefieren. 

-Sé flexible y ofrece alternativas:

Mantén un diálogo abierto con tu equipo y sé flexible en la medida de lo posible. Si un empleado necesita ajustar ligeramente sus fechas de vacaciones debido a circunstancias personales o familiares, ofrécele opciones de modificar esa solicitud sin perjudicar a otros miembros del equipo o al funcionamiento del negocio. Te aconsejamos que seas lo más flexible que puedas con tus trabajadores.

4. Implementa un software especializado en hoteles que automatice todo el proceso

Un software específico especifico para hoteles, como niikiis, simplifica y agiliza el proceso de solicitud y registro de vacaciones. 

niikiis te ayuda a través de las siguientes funcionalidades:

-Solicitud y aprobación de vacaciones:

niikiis permite a los trabajadores enviar solicitudes de vacaciones directamente a través de la plataforma. Los gerentes y supervisores reciben notificaciones automáticas y pueden revisar y aprobar las solicitudes de manera sencilla. Esto reduce la necesidad de comunicaciones manuales vía email y agiliza el proceso.

 

 

-Registros y seguimiento centralizados: 

niikiis mantiene un registro centralizado de las solicitudes, aprobaciones y fechas de vacaciones de cada empleado, garantizando un historial preciso y accesible, lo que facilita el seguimiento de las vacaciones utilizadas y planificadas. 

Además, los supervisores o managers, pueden generar informes y análisis sobre las vacaciones de los trabajadores para obtener una mejor comprensión de los patrones de conducta y necesidades por parte de tus trabajadores. Con esa información, pueden tener en cuenta esos patrones y gestionar de una manera más eficaz las vacaciones de la próxima temporada.

-Comunicación y recordatorios automáticos:

Con niikiis, puedes enviar recordatorios automáticos a tus trabajadores y a los gerentes sobre las fechas de inicio y finalización de las vacaciones y sobre el estado de sus vacaciones. Por ejemplo, si están aprobadas o pendientes de aprobación.

Además, el software facilita la comunicación interna y el engagement al contar con canales de comunicación y una red social integrada en la que el equipo puede dejar comentarios o mensajes relacionados con las vacaciones o cualquier otro tema. 

-Planificación y visualización de la disponibilidad:

El software permite tener una visión clara de la disponibilidad de los trabajadores para el período solicitado. El equipo puede acceder a un calendario visual que muestra quién está de vacaciones y quién está disponible. Esto facilita la toma de decisiones y la asignación adecuada de personal.

 

“El 36% de los profesionales de RRHH no cuentan con la tecnología adecuada”. (Techjury)

En resumen, el uso de un software especializado para hoteles como niikiis, no solo te ahorra tiempo, sino que además, puede ser un muy buen aliado para gestionar eficientemente las vacaciones de los trabajadores de hostelería. 

Facilita el proceso de solicitud y aprobación, proporciona una visión clara de la disponibilidad del personal, mantiene registros centralizados, automatiza la comunicación y se integra con la planificación de la fuerza laboral.

Prioriza el bienestar y el autocuidado de tus trabajadores durante los periodos de alta demanda 

Gestionar y planificar las vacaciones de tu equipo es una tarea muy importante, pero aún lo es más, garantizar su bienestar y autocuidado mientras trabajan en temporadas de mayor concentración de trabajo, como es el caso del verano.

Cuida del bienestar de tus trabajadores con estas prácticas:

–Brinda apoyo a tu equipo para gestionar el estrés:

Puedes hacerlo proporcionando recursos y herramientas para que puedan manejar el estrés de manera saludable, a través de sesiones de capacitación sobre técnicas de gestión emocional, acceso a programas de bienestar y facilitando la participación en actividades de relajación como el yoga o la meditación.

Si el hotel cuenta con las instalaciones óptimas para hacerlo, pueden incluso hacer estas actividades desde su propio puesto de trabajo.

 

-Asegúrate de que tu equipo cuente con suficientes descansos durante sus turnos:

Facilita áreas designadas para que descansen y anima a tus trabajadores a aprovecharlas de manera adecuada. Determina intervalos de descanso regulares basados en las regulaciones laborales y las necesidades del negocio. Por ejemplo, podrías programar pausas de 15 minutos cada 2 o 3 horas de trabajo.

-Mantén una comunicación empática con tu equipo:

Escucha sus preocupaciones y brinda apoyo emocional cuando sea necesario. Demuestra interés genuino por su bienestar y ofrece recursos adicionales, como referencias a servicios de asesoramiento o psicología, si es necesario.

Recuerda que el equilibrio emocional de tu equipo no solo contribuirá a su satisfacción y bienestar personal, sino que también se refleja en la calidad del servicio que brindan a los clientes. Al priorizar su autocuidado, estarás creando un entorno de trabajo más saludable y propicio para el éxito tanto de tus trabajadores como de tu negocio.

Además, tener esto en cuenta y observar cómo se sienten, te ayudará a ver las necesidades que surgen durante el periodo vacacional y mejorar la gestión de las vacaciones del personal de hostelería de cara a la próxima temporada, evitando situaciones de estrés, falta de personal o sobre exceso de trabajo. 

“El 68% de los líderes clasifican la salud mental y el bienestar como la máxima prioridad para 2023“. (Forbes)

En conclusión, la gestión adecuada de las vacaciones de verano para el personal de hostelería, es esencial para garantizar un funcionamiento fluido y exitoso durante la temporada alta. Al considerar factores como la distribución equitativa de los días libres, la cobertura de personal y la comunicación abierta, podrás asegurarte de que los trabajadores se sienta valorados y motivados, y de que los huéspedes reciban un servicio excepcional en todo momento, para que quieran volver a elegir tu hotel como destino en sus próximas vacaciones.