Quando se trata de férias de Verão no sector da hotelaria, um planeamento adequado desempenha um papel fundamental. Durante a época de Verão, a procura no sector hoteleiro aumenta, pelo que é essencial gerir correctamente as férias do pessoal.
Esta gestão visa evitar problemas como a falta de pessoal em alturas críticas, reduzir a carga de trabalho do restante pessoal e reduzir o risco de cometer erros que afectem negativamente a qualidade do serviço prestado aos hóspedes.
Neste artigo, vamos mostrar-lhe 4 dicas que deve seguir para gerir bem as férias de Verão dos seus empregados e também lhe daremos algumas ferramentas para garantir o seu bem-estar emocional durante os períodos de pico.
Tome nota, aplique as dicas e diga-nos depois se funcionaram bem para si!
1) Conhecer o acordo sobre os dias de férias relativo ao sector hoteleiro.
De acordo com as regras da convenção colectiva de trabalho, o número de dias de férias dos seus trabalhadores é determinado pelas horas trabalhadas. No entanto, é essencial ter em conta que a convenção colectiva estabelece um mínimo de 30 dias de calendário para as férias anuais. No entanto, lembre-se que o número de dias pode variar em função do tipo de jornada de trabalho das suas equipas.
Mas o mais importante é não confundir feriados com dias de descanso ou feriados nacionais ou regionais. São diferentes e é fundamental que isso fique bem claro.
Para evitar quaisquer mal-entendidos no futuro, recomendamos que estabeleça e comunique de forma transparente os dias anuais disponíveis para cada trabalhador desde o início, incluindo-os nos seus contratos ou no calendário de trabalho, de modo a que estes possam ver e saber claramente desde o início.
Desta forma, todos saberão claramente quando podem gozar as suas merecidas férias e evitará potenciais conflitos.
2) Incentivar a boa comunicação com os seus trabalhadores.
A promoção de um ambiente de comunicação transparente é essencial para uma gestão de férias bem sucedida no sector da hotelaria e restauração. Para além disso, garantir um bom ambiente de trabalho trará muitos benefícios a longo prazo.
Como o pode conseguir? Siga estas dicas:
-Mantenhaas linhas de comunicação abertas:
Uma política de porta aberta e uma atmosfera de confiança facilitarão a comunicação e reforçarão as relações de trabalho. Por exemplo, pode reunir-se semanalmente com a sua equipa para lhes proporcionar um espaço para debaterem as suas preocupações, sugestões ou para acompanharem e darem feedback. O importante é que se mantenha acessível para que os seus empregados saibam que podem contar com a sua ajuda e receber uma escuta activa da sua parte.
A frequência destas reuniões dependerá das necessidades de cada equipa e parceiro.
-Incentiva a colaboração entre equipas:
Quer se trate de organizar trocas de turnos ou de cobrir eficazmente as ausências. Isto dar-lhes-á a oportunidade de desfrutarem do seu tempo livre sem preocupações e de manterem o hotel a funcionar sem problemas.
Facilite a comunicação entre os empregados através de canais como um grupo de conversação ou um quadro de avisos digital. Isto permitir-lhes-á trocar informações sobre férias, questões ou possíveis alterações de planos. Pode mesmo organizar reuniões de grupo para discutir estas questões colectivamente.
Lembre-se de que a comunicação não deve ser feita apenas de superior para subordinado, mas também entre os próprios empregados.
3. Planear e negociar com antecedência
Planeie com antecedência para antecipar os períodos de maior procura na sua empresa, como os períodos de férias ou as épocas altas. Depois de o ter feito, lembre o pessoal de apresentar os seus pedidos de férias atempadamente. Isto permitir-lhe-á ter uma ideia clara das necessidades para garantir a cobertura do pessoal e o bom funcionamento do hotel.
Eis alguns exemplos de como planear correctamente:
-Estabelecer um calendário de férias:
Crie um calendário onde a equipa possa registar as suas preferências e pedidos de férias com bastante antecedência. Estabeleça prazos claros para a apresentação dos pedidos e comunique claramente quando serão tomadas as decisões. O calendário é também muito útil para os empregados se organizarem entre si, pois podem ver que férias os seus colegas seleccionaram e adaptar-se ou antecipar-se para pedir as suas com antecedência.
-Estabelece critérios claros para o planeamento:
Defina e comunique critérios transparentes para a atribuição de férias, como a antiguidade, a ordem de candidatura, o prazo de candidatura ou a rotação equitativa. Desta forma, todos os trabalhadores compreenderão o processo e será possível planear com antecedência.
Se, por exemplo, tiver várias pessoas a pedir as mesmas datas, considere a possibilidade de implementar um sistema rotativo ou de turnos para garantir que todos têm a oportunidade de gozar os períodos de descanso desejados. Isto pode incluir o estabelecimento de uma ordem de prioridade com base na antiguidade ou permitir que os trabalhadores se revezem para escolher primeiro em diferentes alturas do ano.
Desta forma, garante a satisfação dos seus empregados, dando-lhes a possibilidade de irem de férias nas datas que preferirem.
-Ser flexível e oferecer alternativas:
Mantenha um diálogo aberto com a sua equipa e seja flexível sempre que possível. Se um empregado precisar de ajustar ligeiramente as datas de férias devido a circunstâncias pessoais ou familiares, ofereça-lhe opções para alterar esse pedido sem perturbar os outros membros da equipa ou o funcionamento da empresa. Aconselhamo-lo a ser o mais flexível possível com os seus empregados.
4. Implementar um software hoteleiro especializado que automatize todo o processo.
O software específico para hotéis, como o niikiis, simplifica e acelera o processo de candidatura e registo de férias.
O niikiis ajuda-o através das seguintes funcionalidades:
-Pedido e aprovação de férias:
O niikiis permite que os funcionários apresentem pedidos de férias directamente através da plataforma. Os gestores e supervisores recebem notificações automáticas e podem facilmente rever e aprovar os pedidos. Isto reduz a necessidade de comunicações manuais por correio electrónico e simplifica o processo.
-Registos e acompanhamento centralizados:
O niikiis mantém um registo centralizado dos pedidos, aprovações e datas de férias de cada funcionário, garantindo um histórico preciso e acessível, facilitando o acompanhamento das férias utilizadas e planeadas.
Além disso, os supervisores ou gestores podem gerar relatórios e análises sobre as férias dos empregados para compreenderem melhor os padrões de comportamento e as necessidades dos seus empregados. Com essas informações, podem ter em conta esses padrões e gerir as férias da época seguinte de forma mais eficaz.
-Comunicação automática e lembretes:
Com o niikiis, pode enviar lembretes automáticos aos seus empregados e gestores sobre as datas de início e fim das férias e o estado das suas férias. Por exemplo, se estão aprovadas ou pendentes de aprovação.
Além disso, o software facilita a comunicação interna e o envolvimento, fornecendo canais de comunicação e uma rede social integrada onde a equipa pode deixar comentários ou mensagens relacionadas com as férias ou qualquer outro tópico.
-Planeamento e visualização da disponibilidade:
O software fornece uma visão clara da disponibilidade dos trabalhadores para o período solicitado. A equipa pode aceder a um calendário visual que mostra quem está de férias e quem está disponível. Isto facilita a tomada de decisões e a afectação adequada do pessoal.
"36% dos profissionais de RH não dispõem da tecnologia adequada". (Techjury)
Em suma, a utilização de um software hoteleiro especializado como o niikiis não só permite poupar tempo, como também pode ser um óptimo aliado para gerir eficazmente as férias dos trabalhadores da hotelaria.
Facilita o processo de candidatura e aprovação, fornece uma visão clara da disponibilidade do pessoal, mantém registos centralizados, automatiza a comunicação e integra-se no planeamento da força de trabalho.
Dê prioridade ao bem-estar e aos cuidados pessoais dos seus trabalhadores durante os períodos de grande procura.
Gerir e planear as férias da sua equipa é uma tarefa muito importante, mas ainda mais importante é garantir o seu bem-estar e autocuidado enquanto trabalham em épocas de grande movimento, como o Verão.
Cuide do bem-estar dos seus trabalhadores com estas práticas:
-Ajude asua equipa a gerir o stress:
Pode fazê-lo fornecendo-lhes recursos e ferramentas para gerirem o stress de uma forma saudável, através de sessões de formação sobre técnicas de gestão emocional, acesso a programas de bem-estar e facilitando a participação em actividades de relaxamento como o ioga ou a meditação.
Se o hotel tiver as instalações ideais para o fazer, podem até realizar estas actividades a partir do seu próprio posto de trabalho.
Assegure-se de que a sua equipa tem pausas suficientes durante os turnos:
Disponibilize zonas de repouso designadas e incentive os seus trabalhadores a tirarem partido delas. Determine intervalos de descanso regulares com base na regulamentação laboral e nas necessidades da empresa. Por exemplo, pode programar pausas de 15 minutos a cada 2 ou 3 horas de trabalho.
-Manter uma comunicação empática com a sua equipa:
Ouve as suas preocupações e dá apoio emocional quando necessário. Demonstra preocupação genuína com o seu bem-estar e oferece recursos adicionais, como encaminhamento para serviços de aconselhamento ou psicológicos, se necessário.
Lembre-se que o equilíbrio emocional da sua equipa não só contribuirá para a sua satisfação e bem-estar pessoal, como também se reflectirá na qualidade do serviço que prestam aos clientes. Ao dar prioridade aos cuidados pessoais, estará a criar um ambiente de trabalho mais saudável, propício ao sucesso dos seus empregados e da sua empresa.
Além disso, ter isto em conta e observar como se sentem ajudá-lo-á a ver as necessidades que surgem durante o período de férias e a melhorar a gestão das férias do pessoal de hotelaria para a próxima época, evitando situações de stress, falta de pessoal ou excesso de trabalho.
"68% dos líderes classificam a saúde mental e o bem-estar como a principal prioridade até 2023." (Forbes)
Em conclusão, uma gestão adequada das férias de Verão para o pessoal do sector hoteleiro é essencial para garantir um funcionamento tranquilo e bem sucedido durante a época alta. Ao considerar factores como a distribuição equitativa dos dias de folga, a cobertura do pessoal e a comunicação aberta, pode garantir que o pessoal se sente valorizado e motivado e que os hóspedes recebem sempre um serviço excepcional, para que queiram voltar ao seu hotel como destino para as próximas férias.